PDF in E-Rechnung umwandeln
PDF in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln: Werte aus dem Text der Rechnungs-PDF auslesen, prüfen, ergänzen und die fertige E-Rechnung herunterladen.
Läuft im Browser – es wird nichts hochgeladenKostenloser Test: 1 Durchgang von PDF in E-Rechnung umwandeln pro Tag. Danach 2 Credits pro Durchgang.
Aus einer PDF-Rechnung eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung machen
Viele Rechnungen entstehen noch in Word, in einem Programm ohne E-Rechnungs-Export oder aus einer Vorlage, die als PDF gespeichert wird. Dieses Tool liest den Text einer solchen PDF und sucht Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssteller, Empfänger, USt-IdNr., IBAN, Positionen und Beträge. Die gefundenen Werte landen in einem Formular, in dem Sie alles prüfen und ergänzen.
Aus dem geprüften Formular entsteht eine XRechnung als XML oder ein ZUGFeRD-PDF. Eine Umwandlung ohne Kontrolle gibt es bewusst nicht: Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, und jeder falsch erkannte Betrag stünde sonst in der XML.
Was das Tool „PDF in E-Rechnung umwandeln“ bietet
Werte mit Sicherheitsstufe
Jeder erkannte Wert ist als sicher, wahrscheinlich oder zu prüfen markiert. Unsichere Felder bleiben hervorgehoben, bis Sie sie bearbeitet haben.
Summen werden nachgerechnet
Passen Positionen, Steuer und Gesamtbetrag der PDF nicht zusammen, erfahren Sie es, bevor daraus eine E-Rechnung wird.
Vorhandene E-Rechnungen werden erkannt
Steckt in der PDF bereits eine ZUGFeRD- oder XRechnung-XML, werden deren Daten übernommen statt des Textes. So wird aus einer ZUGFeRD-Datei auch eine XRechnung.
Dieselbe Prüfung wie beim Erstellen
Die fertige Rechnung wird gegen die EN-16931-Regeln und das XRechnung-Schematron geprüft, und jede Meldung wird auf Deutsch erklärt.
So funktioniert „PDF in E-Rechnung umwandeln“
PDF auswählen
Eine Rechnungs-PDF mit Textebene wählen, höchstens 25 MB. Die Datei wird in Ihrem Browser geöffnet.
Erkannte Werte prüfen
Markierte Felder kontrollieren und fehlende Pflichtangaben ergänzen, etwa die Leitweg-ID oder die Anschrift des Empfängers.
Format wählen und herunterladen
XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF. Das ZUGFeRD-PDF wird neu gesetzt; Ihre ursprüngliche PDF bleibt unverändert.
Andere Namen für dieses Tool
Viele suchen dieses Tool auch als PDF zu XRechnung, PDF in ZUGFeRD umwandeln, XRechnung aus PDF erstellen, PDF-Rechnung in E-Rechnung konvertieren und Rechnung in XRechnung umwandeln. Gemeint ist dasselbe Tool auf dieser Seite.
Grenzen
- Gescannte PDFs ohne Textlayer werden nicht ausgelesen; es gibt keine Texterkennung (OCR).
- Erkannte Werte sind Vorschläge. Prüfen Sie jedes Feld vor dem Herunterladen; keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen zu „PDF in E-Rechnung umwandeln“
Wird die PDF hochgeladen?
Nein. Die PDF wird in Ihrem Browser geöffnet und ihr Text dort ausgewertet; auch die XRechnung oder das ZUGFeRD-PDF entsteht dort. Es gibt keinen Upload der Rechnung.
Funktioniert das mit gescannten Rechnungen?
Nur eingeschränkt. Gelesen wird der Textlayer der PDF. Ein Scan ohne Text liefert keine Werte, dann tragen Sie die Felder im Formular selbst ein und erzeugen daraus die E-Rechnung.
Kann ich eine PDF nicht einfach als XRechnung speichern?
Nein. Eine XRechnung ist eine XML-Datei mit festgelegter Struktur, kein Dokument mit anderer Dateiendung. Die Angaben der PDF müssen in die einzelnen Felder der EN 16931 übertragen werden, und genau das übernimmt dieses Tool, mit Ihrer Kontrolle am Ende.
Wie gut werden die Werte erkannt?
Das hängt vom Layout ab. Beschriftete Angaben wie „Rechnungsnummer“, „USt-IdNr.“ oder „IBAN“ werden gut gefunden, frei gesetzte Beträge oder mehrspaltige Positionen schlechter. Deshalb ist jeder erkannte Wert ein Vorschlag mit Sicherheitsstufe, den Sie vor dem Herunterladen bestätigen.
PDF in XRechnung oder PDF in ZUGFeRD umwandeln: was ist der Unterschied?
Bei XRechnung erhalten Sie nur die XML-Datei, die ohne Viewer kaum lesbar ist. Bei ZUGFeRD erhalten Sie ein PDF, in dem dieselben Daten als XML eingebettet sind. Behörden verlangen häufig XRechnung, zwischen Unternehmen sind beide Formate zulässig.
Ist eine PDF per E-Mail keine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist nach dem Umsatzsteuergesetz ein strukturierter elektronischer Datensatz nach EN 16931. Eine reine PDF ist eine sonstige Rechnung; sie ist bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers erlaubt, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
Kann ich eine ZUGFeRD-Datei in eine XRechnung umwandeln?
Ja. Enthält die PDF bereits eine ZUGFeRD- oder Factur-X-XML, liest das Tool diese Daten direkt statt des Textes. Sie wählen XRechnung als Ausgabe, ergänzen bei Bedarf die Leitweg-ID und laden die XML herunter.
Was kostet die Umwandlung?
Eine Umwandlung pro Tag ist kostenlos und ohne Konto möglich. Jede weitere kostet 2 Credits. Auslesen, Bearbeiten und Prüfen sind frei; gezählt wird erst, wenn Sie die fertige E-Rechnung herunterladen oder die XML kopieren.