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E-Rechnung erstellen

E-Rechnung erstellen: XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF ausfüllen, Summen und Umsatzsteuer berechnen, nach EN 16931 prüfen und herunterladen.

Läuft im Browser – es wird nichts hochgeladen

Kostenloser Test: 1 Durchgang von E-Rechnung erstellen pro Tag. Danach 2 Credits pro Durchgang.

E-Rechnung erstellen ohne Buchhaltungssoftware: als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF

Sie tragen Rechnungssteller, Empfänger und Positionen in ein deutsches Formular ein; Nettobeträge, Umsatzsteuer je Steuersatz und der Zahlbetrag werden nach den Rechenregeln der EN 16931 ermittelt. Heraus kommt wahlweise eine XRechnung 3.0.2 als XML-Datei in UBL oder CII oder eine ZUGFeRD-Rechnung 2.5.2 im Profil EN 16931: ein PDF, das Menschen lesen können und in dem die maschinenlesbare XML steckt.

Schon während Sie tippen, wird die Rechnung gegen die EN-16931-Regeln und das XRechnung-Schematron geprüft. Fehlt eine Pflichtangabe, erscheint die Meldung auf Deutsch, und ein Klick führt zum betroffenen Feld. Formular, Berechnung, XML und PDF entstehen in Ihrem Browser.

Was das Tool „E-Rechnung erstellen“ bietet

Beide gängigen Formate

XRechnung für Behörden und Unternehmen, ZUGFeRD für Kunden, die zusätzlich ein lesbares PDF erwarten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erzeugt das Tool bewusst nicht, weil sie in Deutschland nicht als E-Rechnung gelten.

Prüfung während der Eingabe

Jede Meldung nennt die Regel-ID und das Geschäftsfeld mit seiner BT-Nummer. Solange ein Fehler besteht, wird keine Datei erzeugt; reine Warnungen können Sie bewusst übergehen.

Leitweg-ID, Skonto und Steuerbefreiungen

Bei Rechnungen an Behörden werden Aufbau und Prüfziffer der Leitweg-ID kontrolliert. Skonto wird in der Form eingetragen, die XRechnung verlangt, und für Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen oder § 19 UStG stehen passende Hinweistexte bereit.

Stammdaten bleiben auf dem Gerät

Firmendaten, Kunden und ein Entwurf lassen sich in diesem Browser speichern, und die nächste Rechnungsnummer wird vorgeschlagen. Eine Sicherung als JSON-Datei nehmen Sie auf einen anderen Rechner mit.

So funktioniert „E-Rechnung erstellen“

  1. Format und Empfänger wählen

    XRechnung oder ZUGFeRD, Unternehmen oder Behörde. Für eine Behörde tragen Sie die Leitweg-ID ein, die Ihnen der Auftraggeber genannt hat.

  2. Rechnung ausfüllen

    Rechnungssteller, Empfänger, Positionen und Zahlungsweg eintragen. Summen und Steuer rechnet das Tool, die Prüfung zeigt, was noch fehlt.

  3. Herunterladen und versenden

    Datei herunterladen und per E-Mail schicken oder im Portal des Empfängers hochladen. Bewahren Sie die Datei acht Jahre auf.

Andere Namen für dieses Tool

Viele suchen dieses Tool auch als XRechnung erstellen, ZUGFeRD-Rechnung erstellen, E-Rechnung online schreiben, E-Rechnung Generator, XRechnung Generator und ZUGFeRD PDF erstellen. Gemeint ist dasselbe Tool auf dieser Seite.

Sie suchen das Gegenstück? XRechnung Viewer.

Grenzen

  • Keine Steuer- oder Rechtsberatung: Steuersätze, Befreiungen und Pflichtangaben prüfen Sie selbst oder mit Ihrer Steuerberatung.
  • Ein Durchgang pro Tag ist kostenlos, danach kostet jeder Durchgang 2 Credits.

Häufige Fragen zu „E-Rechnung erstellen“

Welche Formate kann ich erstellen?

XRechnung 3.0.2 als XML-Datei und ZUGFeRD 2.5.2 (Factur-X 1.09.2) im Profil EN 16931 als PDF mit eingebetteter XML. Beide gehören zu den Formaten, die für E-Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland zulässig sind.

Werden meine Rechnungsdaten an einen Server geschickt?

Nein. Formular, Berechnung, XML und PDF entstehen in Ihrem Browser. An unseren Server geht nur die Frage, ob Ihr kostenloser Durchgang für heute noch frei ist, ohne Rechnungsinhalte.

Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja, eine E-Rechnung pro Tag ist kostenlos, und dafür brauchen Sie kein Konto. Jede weitere kostet 2 Credits. Ausfüllen und Prüfen kosten nichts; gezählt wird erst, wenn Sie die fertige Datei herunterladen oder die XML kopieren.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025; dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Bis Ende 2026 dürfen Sie noch andere Rechnungen schicken, eine PDF per E-Mail aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Lag Ihr Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, gilt die Übergangszeit bis Ende 2027. Danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht.

XRechnung oder ZUGFeRD: was soll ich wählen?

Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig die XRechnung, oft über ein Portal wie ZRE oder OZG-RE. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD praktisch, weil die Datei auch ohne Software als PDF lesbar bleibt. Bei ZUGFeRD zählt rechtlich die eingebettete XML; weicht sie vom sichtbaren PDF ab, gilt die XML.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber; die Behörde nennt sie Ihnen. Bei Rechnungen an Unternehmen verlangt die XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10) trotzdem einen Wert. Gibt Ihr Kunde keine Referenz vor, genügt dort ein Bindestrich.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnung ausstellen, sie aber empfangen können. Wer freiwillig eine ausstellt, wählt die Steuerkategorie „steuerbefreit“ und übernimmt den vorgeschlagenen Hinweis auf § 19 UStG. Ausgenommen sind außerdem Rechnungen bis 250 Euro brutto und Rechnungen an Privatpersonen.

Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?

Acht Jahre, wie es § 14b UStG vorsieht, und zwar im Originalformat: die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit der eingebetteten XML. Drucken Sie ein ZUGFeRD-PDF nicht erneut als PDF, denn dabei geht die XML verloren.

Wie verschicke ich die fertige E-Rechnung?

Eine E-Mail mit der Datei im Anhang ist zulässig, ebenso ein Portal oder eine Schnittstelle, die Sie mit dem Empfänger vereinbaren. Behörden nehmen Rechnungen meist nur über ihr Eingangsportal oder das Peppol-Netz an.

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