ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, das wie eine gewohnte Rechnung aussieht und zusätzlich alle Rechnungsdaten als XML enthält. Ihr Kunde kann sie ohne weitere Software lesen, seine Buchhaltung kann sie automatisch verarbeiten. Hier erzeugen Sie ein ZUGFeRD PDF nach Version 2.5.2 im Profil EN 16931.
Läuft im Browser – es wird nichts hochgeladenKostenloser Test: 1 Durchgang von E-Rechnung erstellen pro Tag. Danach 2 Credits pro Durchgang.
Aufbau eines ZUGFeRD PDF
Die Datei ist als PDF/A-3 angelegt, in das eine XML-Datei namens factur-x.xml eingebettet ist. Diese XML folgt der Syntax CII und enthält sämtliche Pflichtangaben der EN 16931. ZUGFeRD 2.5.2 entspricht technisch Factur-X 1.09.2, dem französischen Gegenstück, sodass auch Software für Factur-X die Datei verarbeiten kann.
Welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung gelten
ZUGFeRD kennt die Profile MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zählen nur die Profile ab BASIC; MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben. Dieses Tool erzeugt das Profil EN 16931 und für öffentliche Auftraggeber das Profil XRECHNUNG.
Wenn PDF-Ansicht und XML voneinander abweichen
Bei einer hybriden Rechnung sind die Daten der XML maßgeblich, nicht das sichtbare PDF. Weil das Tool Ansicht und XML aus denselben Formulardaten erzeugt, stimmen beide überein. Bearbeiten Sie die Datei danach nicht mit einem PDF-Editor und drucken Sie sie nicht erneut als PDF, sonst geht die XML verloren oder passt nicht mehr zur Ansicht.
Erhaltene ZUGFeRD-Rechnungen prüfen und ansehen
Mit dem XRechnung Validator prüfen Sie die eingebettete XML jeder ZUGFeRD-Datei, auch von Rechnungen, die Sie selbst erhalten. Der XRechnung Viewer zeigt den Inhalt lesbar an und vergleicht Rechnungsnummer, Datum, Zahlbetrag und IBAN der PDF-Ansicht mit der XML.
Lieber das andere Format? XRechnung erstellen. Rechnung schon als PDF vorhanden? PDF in E-Rechnung umwandeln.
Häufige Fragen: ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Ist das ZUGFeRD PDF kostenlos?
Eine ZUGFeRD-Rechnung am Tag ist kostenlos, dafür brauchen Sie kein Konto. Jede weitere kostet 2 Credits. Formular und Regelprüfung stehen frei zur Verfügung; ein Durchgang wird erst berechnet, wenn Sie das fertige PDF herunterladen.
Kann ich eine bestehende PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln?
Ja, dafür gibt es das Tool „PDF in E-Rechnung umwandeln“. Es liest den Text Ihrer PDF aus, übernimmt die erkannten Werte in das Formular und erzeugt daraus eine neue ZUGFeRD-Datei. Eine Rechnung, die nur als Scan vorliegt, tragen Sie von Hand ein.
Welche ZUGFeRD-Version wird erzeugt?
ZUGFeRD 2.5.2, inhaltlich identisch mit Factur-X 1.09.2, im Profil EN 16931. Für öffentliche Auftraggeber steht zusätzlich das Profil XRECHNUNG bereit; dann ist die eingebettete XML eine vollständige XRechnung und heißt xrechnung.xml.
Bleibt das PDF beim Weiterbearbeiten eine E-Rechnung?
Nur wenn die eingebettete XML erhalten bleibt und zur Ansicht passt. Viele Programme entfernen beim Speichern oder Drucken die Anhänge eines PDF. Verschicken und archivieren Sie deshalb immer die heruntergeladene Originaldatei.
Nehmen Behörden ZUGFeRD an?
Viele Behördenportale akzeptieren ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, manche verlangen ausdrücklich eine reine XRechnung. Klären Sie das vorab mit dem Auftraggeber; in beiden Fällen brauchen Sie die Leitweg-ID, die er Ihnen nennt.
Hinweis: Diese Seite und das Tool sind keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuersätze, Befreiungen und Pflichtangaben klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.